POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que contiene el régimen de protección de datos personales, IMPERA ABOGADOS S.A.S., en su condición de responsable de manejo de información personal y garantizando los derechos que, a los Titulares, establece la siguiente política de tratamiento de datos personales.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón Social:              IMPERA ABOGADOS S.A.S.

Dirección en Cali:                   Carrera 4 No 11 – 33 Oficina 205 Edificio Ulpiano Lloreda. Cali.

Teléfono:                    +57(2) 5242363

dirección en bogotá: Calle 18 No. 6– 56 oficina 505 Edificio Caribe, Ciudad: Bogotá D.C.

Teléfono:                    +57(1) 2841055

Correo Electrónico:    contacto@imperaabogados.com        

Área Encargada:         Recursos Humanos

2. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS

En desarrollo de su objeto social, IMPERA ABOGADOS S.A.S. Recolecta datos personales de sus empleados, proveedores, clientes, entre otros; para llevar a cabo su objeto social, procesos de facturación, recaudos e informar sobre los procesos de publicidad y mercadeo, atender quejas, reclamos, sugerencias, comentarios y en general, para asesorar a los clientes de manera correcta en el desempeño de nuestro objeto social y facilitar los procesos de seguimiento a la prestación del servicio.

La recolección de datos personales se limita a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad que son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En el tratamiento de los datos personales IMPERA adopta las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes. Y, cuando así lo solicite el titular o cuando IMPERA haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento y sean actualizados para el objeto de la empresa.

IMPERA ABOGADOS S.A.S. Tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular en cumplimiento de la Ley.

El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción con las siguientes finalidades:

1. Cumplimiento de obligaciones contractuales que surjan en el cumplimiento del desarrollo del objeto social, tales como representación judicial y administrativa con los clientes personas naturales o jurídicas. Asesorías; contratos con proveedores, trabajadores, colaboradores, internos y externos.
2. Atención de consultas, peticiones, solicitudes quejas y reclamos.
3. Desarrollo de procedimientos administrativos, contables, fiscales, jurídicos entre otros.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

En virtud del Artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 20 y subsiguientes del Decreto 1377 de 2013 son Derechos de los titulares de datos personales:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IMPERA ABOGADOS S.A.S. Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. c) Ser informado por parte de IMPERA ABOGADOS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento IMPERA ABOGADOS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario; y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

4. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, IMPERA ABOGADOS S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Con el fin de asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el titular o cuando el responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento, IMPERA ABOGADOS S.A.S., atenderá las consultas sobre el tratamiento de datos y los reclamos de los titulares a través del correo electrónico contacto@imperaabogados.com.            

En el caso de las consultas sobre el tratamiento de datos, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de IMPERA ABOGADOS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante IMPERA ABOGADOS, a través del correo electrónico contacto@imperaabogados.com el reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a IMPERA ABOGADOS S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una anotación que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. El titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

5. OTROS ASPECTOS RELEVANTES RELACIONADOS CON LA SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

Los Titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, IMPERA ABOGADOS S.A.S. no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

IMPERA ABOGADOS S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, IMPERA ABOGADOS deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.

Por motivos de seguridad y en cumplimiento de las políticas internas de confidencialidad, no está permitido grabar las consultas realizadas por plataformas virtuales, no se utilizará la plataforma para grabar la consulta, tampoco se permite el uso de dispositivos como celulares, grabadores etc, para grabar la consulta. Esta restricción opera para los clientes como para los abogados, abogados, junior o asistentes o colaboradores o trabajadores. Impera abogados tampoco permite la grabación de las consultas personales. Asimismo, no se autoriza la solicitud para realizar grabaciones de dichas consultas, garantizando de esta manera la reserva y protección de la información sensible y personal.

No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

6. CANALES DE ATENCION

IMPERA ABOGADOS S.A.S. reconoce que sus canales habilitados para la atención de preguntas, quejas o reclamos con relación (PQR´s) son los siguientes:

1. Atención personalizada

En la Carrera 4 No 11 – 33 Oficina 205 Edificio Ulpiano Lloreda de Cali y/o en la Calle 18 No. 6– 56 Piso 5 Edificio Caribe de Bogotá D.C.

2. Correo electrónico

contacto@imperaabogados.com

3. Líneas de atención telefónica.

Cali: +57(2) 5242363

Bogotá: +57(1) 2841055

Asimismo, informa que todos tienen la misma validez en caso de queja o reclamo.

7. VIGENCIA

La presente política para el tratamiento de datos personales entra en vigencia el 1 (primero) de noviembre de 2016. IMPERA ABOGADOS S.A.S., se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido se le comunicará esta situación a través de los datos de contacto que nos hayan suministrado los Titulares.

Actualizado al 1 de enero de 2025.